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人材採用
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不採用通知の書き方（5つの例文付）面接の不採用理由を聞かれたらどうする？
不採用通知の必要性とは？
採用面接を進めていく中で、自社に合った人材・合わない人材を選定していく必要があります。その中で、自社に合わなかった人材に対しても丁寧に対応しなければなりません。自社に関心を持っていただいた事への感謝と、自社の評判を落とさない為にも、不採用通知の書き方を知っておきましょう。
不採用通知まで含めて採用ブランディングの一環
自社にとって、応募者は選考が終われば一切関わりが無くなるというわけではありません。競合他社に就職する可能性もありますし、取引先に就職する可能性もあります。また現在SNSで情報を収集する世の中になっているので、自社の悪い評判が投稿されないようにしなければなりません。新卒や若手社員は特にSNSやネットでの情報取集が習慣化されています。
逆にお見送りとなった求職者に対して丁寧な対応をすれば、良い評判を伝えてくれる可能性もあります。採用に関与した人物に対しては、必ず真摯な対応を心がけましょう。そうすれば採用活動において、自社のいい情報がネットやSNS、口コミで拡散されて、応募者が増えてきます。
不採用通知を出す最適なタイミング
面接を実施した日から、3日以内が理想と言えます。ただし早すぎると、熟考せずに判断している印象を与えてしまいます。そのため、早くても翌日、基本的に3日以内と考えてください。
「不採用だから後回しでも良いか」「サイレントでお見送りにしよう」といった会社も散見されますが、あまりお勧めできません。求職者は自社以外にも色々な会社の選考を受けている場合がほとんどです。その為、自社の選考結果を待っている求職者は、他社選考の進捗をどこまで進めたら良いのか判断が出来なくなります。また、選考結果が遅いと、大きな不満につながる可能性もあります。ここでも自社の評判が下がるリスクがあるので、出来るだけ迅速な対応をしてあげる事が重要です。
相手を不愉快にさせない不採用通知の書き方
不採用となった求職者へ送る内容は、当社の選考を受けてくれた事に対する感謝をメインに記載する事が重要となります。不採用の理由は求職者に応じて記載するかどうかを判断下さい。ただ不採用理由は直接的な内容だと、求職者の気分を害する可能性があります。そのため、十分に検討したうえでお伝えする事が必要です。
丁寧に感謝を述べたのちに不採用通知をしてあげる事で、相手が不愉快になる事はあまりありません。誠心誠意の言葉で、業務的にならずに連絡してあげる事が重要です。
不採用通知の最適な構成案例
不採用通知を作成する際に必要な内容を是非覚えて頂きたいと思います。
構成としては、応募への感謝⇒選考結果⇒頂いた情報の処理方法⇒相手への気遣い となります。
上記のように、まずは応募してくれた事への感謝の意を述べましょう。それから選考結果を述べます。ここで不採用理由を伝えるかどうかは状況によりますが、多くの場合は不採用理由を伝えません。別途求職者から理由を聞かれた際には、お答えする事が多いです。
また、個人情報を頂いているので、きちんと情報処理を行う事もお伝えしましょう。転職活動はセンシティブなものとなりますので、その点でも丁寧な対応をする事で、好感を得られます。最後に当社とは縁がなかったけれども、別の場所で活躍する事を祈っている事を伝えてあげて下さい。最後まで相手に気遣いをしてあげる事が重要です。
不採用通知の例文5パターン
基本的には不採用通知はメールにて行いますので、メールにて不採用通知を行う場合を想定して、様々なケースを検討していきます。最後にイレギュラーですが、電話で直接不採用通知を行う場合も検討していきます。
不採用通知／書類選考の場合（書類返却なし）
書類選考で不採用となった場合は、基本的に相手と直接会って話してません。そのため、判断材料は経歴が中心となります。それを踏まえて、下記のように作成してみてください。
【作成例】
件名：弊社選考に応募頂いた事への御礼、及び選考結果について（株式会社○○○）
〇〇〇〇様
お世話になります。株式会社○○○採用担当で御座います。
この度は弊社にご関心・ご応募頂きまして、誠にありがとうございました。
頂いた応募書類をもとに、弊社内で厳正なる選考を実施致しました。
結果としましては、誠に恐縮で御座いますが、ご期待に沿えない形となりました。
何卒ご了承いただけますと幸いでございます。
頂いた書類に関しては、この度の書類審査のみで使用させていただきましたので、弊社内で責任を持って処理させていただきます。
末筆になりますが、○○○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇〇〇 採用担当
構成としましては、応募への感謝⇒選考結果⇒頂いた情報の処理方法⇒相手への気遣い を意識しましょう。フォーマットとして上記の作成例をそのまま使用しても良いかと思います。選考結果の理由に関しては、わざわざ記載する必要性はありませんので、聞かれた際にお答えする形で大丈夫です。
また、弊社の個人名は入れなくても良いです。『採用担当』でも問題ないです。
不採用通知／書類選考の場合（書類返却あり）
このケースはまれではありますが、書類の返却を行う場合です。特段求職者から求められなければ書類の返却をしないオペレーションを組む方が一般的ではあります。このケースではメールにて選考結果をお伝えし、書類返却を合わせて行うという事となります。それではメール作成例を下記記載します。
書類返却なしパターンとあまり変わりはありません。一部「なお、こちらでお預かりした履歴書・職務経歴書につきましては、履歴書にご記載いただいたご住所に郵送させていただきます。」を変えればOKです。返却日時が明確な場合は、「○月○日までには到着するかと思いますが、到着が遅れている場合は、弊社までご連絡下さい。」と入れるとより丁寧な対応となります。
不採用通知／一次、二次面接（初期段階）の場合
書類選考が通過して、面接にて不採用となったケースです。ここから不採用理由を入れる会社もありますが、基本的には不採用理由は記載せずに連絡してOKです。わざわざ面接の時間を割いて来ていただいたので、より丁寧な対応を心がけましょう。それでは下記に作成例を紹介します。
【作成例】
件名：ご面接参加への御礼、及び選考結果について（株式会社○○○）
〇〇〇〇様
お世話になります。株式会社○○○採用担当●●で御座います。
この度は弊社の採用選考にご参加いただきまして、誠にありがとうございました。
弊社内で厳正なる選考を実施致しました結果、
誠に恐縮で御座いますが、ご期待に沿えない形となりました。
何卒ご了承いただけますと幸いでございます。
頂いた書類・面接内での情報に関しては、今回の選考にのみ使用させていただきましたので、弊社内で責任を持って情報処理をさせて頂きます。
末筆になりますが、○○○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇〇〇 採用担当●●
日程調整等で複数連絡している関係性かと思いますので、採用担当者の名前を名乗った方が良いかと思います。それ以外は特段変わった内容ではないですが、このフェーズから不採用理由を聞かれる事があります。その際には、求職者の気持ちを害しないように、また今後の参考にして頂けるように、きちんと練ったうえでお伝えしてあげて下さい。
不採用通知／最終面接の場合
最終面接で不採用となった場合、求職者も多くの時間と労力を使っているケースが多いです。しかしながら連絡内容に関しては、あまり変わりはありません。文章中に「これまでお時間を頂戴したにも関わらず」といった表現を入れてあげると良いかと思います。
また、基本的には不採用理由は記載する必要はありませんが、最終面接まで進んでいる求職者にはそれなりに良い評価も与えていたかと思います。そのため、求職者側が「何故不採用なのか」という気持ちが強くなる可能性があります。そのため、簡単な不採用理由を記載するケースもあります。ケースバイケースで、不採用理由を送るかどうかを判断しましょう。
不採用通知／電話対応の場合
このケースは非常に稀ですが、メールでの連絡が出来ない場合や、電話問い合わせがあった折り返しで行う場合となります。電話では文章よりも情報量が多くなるので、事前にどのような事を聞かれそうかを準備しておいた方が良いです。
求職者から聞かれる想定質問としては、
・何故不採用になったのでしょうか
・しばらく経てば、再応募することは可能でしょうか
・（問い合わせ電話を頂いた場合）選考結果に時間がかかった理由は何でしょうか
上記がメインとなります。ほとんどの場合は、了承いただけるので、あまり質問をもらう事は無いと思います。しかしながら、問い合わせが求職者からあった場合等は、クレームに近い感情を持っている可能性があるので、想定質問に対する準備は必須です。もし質問に回答出来そうにない場合は、「再度確認してご連絡致します」と一度持ち帰りましょう。
不採用通知をメールで作成する際のポイントや注意点
不採用連絡の殆どはメールにて行います。上記の作成例に則ってメールの作成を行ってください。細かいポイント等を下記でご紹介します。
冒頭の挨拶はどのように始めれば良い？
冒頭の挨拶では、まず感謝の意を述べる事から始めてください。書類選考であれば弊社に関心を持ってくれた事に対しての感謝を、面接での不採用であれば色々時間を取ってくれた事への感謝を伝えてください。感謝をお伝えした後に、選考結果を述べていきます。
不採用理由は伝えた方がいいのか？
基本的に不採用理由はお伝えする必要はありません。自社内の採用基準は外部に漏れないようが良いですし、直接的な表現を使う事で求職者が気分を害する事もあります。そのため、「この度はご期待に沿えずに申し訳ございません」とお伝えするだけでいいかと思います。もし不採用理由を聞かれた際には、簡単に伝えてあげればOKです。
電話ではなくてメールで不採用連絡はする
電話で不採用連絡をすると、色々リスクやデメリットがあります。まず電話だと一回で求職者が出てくれるか分からないので、何回も架電する必要性が出てきます。仮に求職者が電話に出たとしても、言葉で伝える事は、誤った伝わり方をする可能性があります。加えて、求職者から様々な質問などを頂く事もあり、全てにその場で対処する事は困難となります。
一方でメールだと、定型文として伝えるべき情報を選別してお送りする事が出来ます。また履歴としてメールは残るので、電話でのやり取りのような不明瞭な情報は無くなります。そのため、基本的に不採用連絡はメールにて行いましょう。
不採用通知をメールで送る場合は時間に配慮
メールでお送りする事を主とした際に、送信タイミングはいつがいいのでしょうか。まず前提として書類選考・面接実施から3日以内での結果報告が理想である事は述べました。ただ3日以内であればいつでも連絡していいかと言えば、そうではありません。深夜にお送りすると、「何故この時間なのか」という疑問が生まれます。「この時間まで仕事をしているブラック企業なのか」「自動送信で一斉に深夜に連絡しているのか」など、ネガティブな印象しかありません。
その為、タイミングとしては平日営業時間内、もしくは休日・祝日朝9:00～17:00あたりが目安と言えるでしょう。
もしも不採用の理由を聞かれたらどう答えれば良い？
既述の通り、不採用理由に関しては基本的にお伝えする必要はありません。あくまでも選考の合否のみをお伝えすれば大丈夫です。不採用理由をお伝えしない理由としては、求職者の気分を害する可能性がある・採用基準が社外秘である事などがあげられます。
万が一、不採用理由を聞かれた際に備えて、社内で準備する事は大事です。不採用理由としてよく用いられるのは、下記のような内容です。
不採用理由としてお伝えする内容
・他候補者との比較検討の結果
・当ポジションが充足してしまった
・求める経験・スキルがマッチしなかったため
基本的に上記の理由をお伝えすれば、「仕方ないか」と思っていただけるものです。仮にもっと詳しい理由を深堀された際には、社外秘である事をお伝えすれば問題ありません。
人材紹介会社経由で不採用通知を行う場合
これまで直接求職者にお伝えする事を前提としていましたが、人材紹介会社を活用した際には、間接的に不採用通知を行うこととなります。この場合、人材紹介会社へお伝えする内容と求職者にお伝えする内容を分けた方が有効です。
まず人材紹介会社に対しては、今後も自社に合った良い人材を紹介してもらわなければなりません。そのため、ある程度本音ベースで不採用理由をお伝えした方が、今後の人材紹介の参考にして頂けるでしょう。
ただ、人材紹介会社から求職者に対して不採用理由をお伝えしてもらう際には、もう少しオブラートに包んだ理由を伝えてもらうように依頼してください。上記に記載したように、お伝えしてもらう理由としては『他候補者との比較検討の結果』『求める経験・スキルがマッチしなかったため』などで十分です。
これらの内容をきちんと理解して、不採用連絡をする事で、自社の評判を下げる事なく、採用活動を継続出来ます。是非念頭に置いたうえで、対応してみましょう。
まとめ
今回は「不採用通知の書き方（5つの例文付）面接の不採用理由を聞かれたらどうする？」ということで解説してきました。
応募者に対して、自社に関心を持っていただいた事への感謝と、自社の評判を落とさない為にも、失礼のない不採用通知の書き方・伝え方を心がけましょう。
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